Tratamiento de datos

Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales

Para cumplir con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, COGNIGENETIC IPS NEUROCOGNITIVA & GENETICA AVANZADA S.A.S. adopta la presente Política, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el desarrollo de sus actividades.

Alcance

Los principios y disposiciones de esta Política aplican a los datos personales de pacientes/usuarios, proveedores, socios y asociados registrados en COGNIGENETIC IPS NEUROCOGNITIVA & GENETICA AVANZADA S.A.S.. Se aplica a todo tratamiento de datos personales y datos sensibles de sus pacientes/usuarios, empleados, accionistas, proveedores y, en lo pertinente, de terceros con quienes la entidad acuerde actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales o con sus sistemas de información.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación del Responsable al Titular para informarle sobre la política aplicable y las finalidades del tratamiento.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato Personal: Información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
Términos y Condiciones: Marco general de condiciones para actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor (dentro o fuera del país) que actúa como Responsable.
Transmisión: Comunicación de datos para tratamiento por el Encargado, dentro o fuera de Colombia.

Normatividad

Esta Política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (arts. 1 a 28) y el Decreto 1074 de 2015.

Principios

Legalidad: El tratamiento se sujeta a las normas vigentes.
Finalidad: Responde a una finalidad legítima e informada al Titular.
Libertad: Requiere consentimiento previo, expreso e informado.
Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de sus datos.
Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas o previstas en la ley pueden tratar los datos.
Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar usos no autorizados o fraudulentos.
Confidencialidad: Reserva de la información incluso después de terminada la relación.

Lineamientos de la Política

Se cumple permanentemente con la normatividad aplicable; la Política estará disponible para consulta.
La organización es Responsable del tratamiento de los datos recolectados por colaboradores o terceros autorizados.
Las bases de datos se manejan bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.
Los cambios sustanciales serán notificados a los Titulares por los medios dispuestos por la entidad.

Autorización

Se solicita autorización previa, expresa e informada al Titular a más tardar al momento de la recolección. La autorización debe conservarse para consultas posteriores. IMPORTANTE: no se asimila el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

La autorización puede otorgarse, entre otros, por los siguientes medios:

Por escrito (formularios/formatos de usuarios, empleados, proveedores, accionistas, etc.).
De forma oral (p. ej., llamada o videoconferencia al solicitar cita).
Mensaje de datos, correo electrónico u otro mecanismo que permita consentimiento por conductas inequívocas.
Aceptación de Términos y Condiciones que incluyan la autorización para el tratamiento.

Contenido de las Bases de Datos

Puede incluir, entre otros:

Nombre, direcciones, teléfonos, correo electrónico.
Género, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y país de residencia.
Número de identificación personal.
Datos de acompañante o responsable del paciente.
Información familiar o laboral necesaria para facilitar el contacto.
Entidad aseguradora y plan de beneficios.
Identificación/representación y existencia (personas jurídicas).
Historia laboral y académica.
Datos sensibles según la relación (fotografía, grupo familiar, biométricos).

Fuentes de obtención:

Prestación de servicios de salud.
Procesos de facturación.
Actividades comerciales.
Procesos laborales.

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Prestar servicios de salud; facturar y cobrar; diligenciar RIPS; gestionar historias clínicas, autorizaciones, órdenes médicas, citas y procesos administrativos; con consentimiento, adelantar investigación científica y campañas.
Facilitar el contacto con los Titulares.
Desarrollo y control de la relación comercial.
Fortalecer relaciones con usuarios/pacientes (información, PQR, encuestas de satisfacción).
Gestión de obligaciones, consulta de información financiera e historial crediticio y reportes a centrales.
Indicadores y estadísticas internas.
Reportes regulatorios (p. ej., SUPERSALUD, DIAN) y uso de firmas digitales/electrónicas.
Gestión de correspondencia y documentos.
Encuestas, recordatorios, invitaciones, capacitaciones, ofrecimiento de servicios y noticias.
Cumplimiento de disposiciones laborales (nómina, seguridad social, prevención y riesgos, selección, verificación de datos, etc.).
Gestión de proveedores y adquisición de bienes/servicios.
Atención de requerimientos judiciales o administrativos.
Mejora y promoción de servicios.
Registro de acciones y obligaciones de socios.
Contactar a personas con quienes exista o haya existido relación (trabajadores y familiares, usuarios, proveedores, etc.).
Cumplir obligaciones con usuarios, responsables, proveedores, aliados y terceros.
Cumplir la Resolución 220 de 2014 (información exógena) y la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data).

Los datos de carácter público podrán ser tratados conforme a su naturaleza.

Tratamiento de Datos Sensibles

Son datos sensibles los que afectan la intimidad o cuya mala gestión puede generar discriminación (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual, datos biométricos). Su tratamiento está prohibido salvo que:

Exista autorización explícita del Titular (salvo excepciones legales).
Sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este esté incapacitado.
Se realice por entidades sin ánimo de lucro en el curso de sus actividades legítimas respecto de sus miembros/contactos.
Sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.
Tenga finalidad histórica, estadística o científica con supresión de identidad.

La organización reforzará la seguridad y restricción de acceso para este tipo de datos.

Datos Sensibles en Historias Clínicas

El tratamiento se rige por esta Política y por la regulación especial (Resolución 1995 de 1999, entre otras). La historia clínica es reservada y solo puede ser conocida con autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Se asegura el respeto de sus derechos prevalentes y se tendrá en cuenta la voluntad del menor conforme a su capacidad para comprender la finalidad del tratamiento.

Derechos de los Titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Solicitar la supresión de sus datos y/o revocar la autorización (con las limitaciones legales).
Acceder de forma gratuita a la información objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos:

El Titular, acreditando su identidad.
Su representante y/o apoderado, acreditando tal calidad.
Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

Responsable de la Implementación y Observancia

La Gerencia General lidera la implementación de esta Política y designa un Oficial de Cumplimiento como encargado de mantener actualizadas las bases de datos y canalizar PQR. El Asesor Jurídico atiende las peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos al ejercicio de derechos.

Garantías del Derecho de Acceso

Previa acreditación de identidad o legitimidad, se pondrán a disposición del Titular sus datos personales de manera detallada y sin costo, mediante solicitud escrita a la organización.

Aviso de Privacidad

Documento físico, electrónico o en otro formato mediante el cual se informa al Titular el tratamiento de sus datos, la existencia de esta Política y sus finalidades. Debe contener, como mínimo:

Identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable.
Tipo de tratamiento y su finalidad.
Derechos del Titular.
Mecanismos para conocer la Política y sus cambios sustanciales.

Procedimiento para ejercer derechos

a) Consultas

Se habilitan formularios y métodos simplificados de atención.
Se puede utilizar el servicio de atención al cliente o de reclamaciones.
Las consultas se atienden en máximo 15 días hábiles contados desde el día hábil siguiente a su recibo.
Correo de contacto: info@cognigenetic.com.

b) Reclamos

El Titular podrá presentar reclamos por corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento de deberes legales, al correo info@cognigenetic.com o por escrito a la Dirección/Gerencia General, indicando identificación, hechos, dirección y anexos. Si el reclamo está incompleto se requerirá subsanación; si no se atiende en dos (2) meses desde el requerimiento, se entenderá desistido.

Petición de actualización y/o rectificación

Debe indicar claramente la actualización o rectificación solicitada y adjuntar la documentación soporte, enviando la solicitud al correo anterior o por escrito a la Gerencia General.

c) Petición de supresión de datos

Procede cuando:

Los datos no se tratan conforme a los principios y obligaciones legales.
Dejaron de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
Se superó el periodo necesario para el cumplimiento de la finalidad.

No procede cuando:

Exista deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.
La supresión obstaculice actuaciones judiciales/administrativas u obligaciones fiscales, investigación de delitos o sanciones.
Sea necesaria para proteger intereses jurídicamente tutelados, realizar acciones de interés público o cumplir una obligación legal.

Vigencia de la Política

Rige desde el 1 de febrero de 2019.

Duración

Indefinida.

Registros que se generan

Autorización de tratamiento de datos personales.
Hojas de vida de trabajadores.
Registro de proveedores.